Article 2 - Obligations relatives à l'organisation d'un tournoi

2.1 Entente contractuelle
a) Responsabilités
i) Le soumissionnaire dont la candidature a été acceptée sera dénommée le comité organisateur.
ii) Un championnat canadien sera accordé à l‘association provinciale/territoriale qui, en collaboration avec le comité organisateur, sera responsable du championnat.
iii) Un contrat entre Softball Canada et le comité organisateur décrivant toutes les obligations des deux parties doit être signé et les directives publiées par Softball Canada doivent être suivies. L’hôte devra faire parvenir à Softball Canada un dépôt de 1 500 $ en même temps que les frais d’organisation (2 semaines avant la date de début du championnat) pour garantir à Softball Canada l’assurance de qualité du championnat à venir. Le dépôt ne sera pas encaissé par Softball Canada à moins que l’hôte ne respecte pas ses obligations contractuelles.
iv) Softball Canada ne sera pas tenu responsable pour toute réclamation ou dette causée par la tenue d‘un championnat canadien.
b) Hébergement (2017 seulement)
i) Les équipes demeureront aux lieux d’hébergement désignés.
ii) Softball Canada doit approuver les lieux d‘hébergement désignés et leurs tarifs. Le tarif de l’hôtel devrait être fixé lorsque Softball Canada choisit l’hôtel hôte jusqu’à une année à l’avance.
iii) Les Associations provinciales/territoriales confirmeront leurs exigences de réservation au moins 3 semaines avant l’événement.
iv) Un dépôt additionnel de 1 000$ doit être présenté avec les frais d’inscription de l’équipe. Le dépôt de 1 000$ sera retourné à la province/territoire une fois qu’elle aura respecté son engagement de demeurer aux lieux d’hébergement désignés.
v) Les participants qui n‘utilisent pas les lieux d‘hébergement perdront le dépôt de 1 000$ qui sera remis au Comité organisateur.
vi) Les équipes qui se retirent d’un Championnat canadien dans les 14 jours de la tenue du Championnat perdront leur dépôt d’hôtel de 1 000$ qui sera remis au Comité organisateur.
NOTE (à compter de 2018) Le comité organisateur désignera l’hôtel d’accueil (ou les hôtels d’accueil) pour le Championnat, et toutes les équipes seront encouragées d’y séjourner.
c) Obligations financières
i) Le comité organisateur remettra un montant fixe à Softball Canada pour chacun des championnats canadiens dont il est hôte.
a) Un rabais de 1 000 $ sera accordé à un comité organisateur qui est l’hôte de deux Championnats canadiens simultanément.
b) Un rabais de 1 000 $ sera accordé à un comité organisateur qui organise un championnat dans la même division pour deux 2 années consécutives.
ii) Le tableau des droits d’organisation est le suivant :
Balle rapide
Masculin 25 000 $
Féminin 6 000 $
U21 masculin (U23 dès 2018) 12 500 $

U18 masculin (U19 dès 2018) 6 000 $
U18 féminin (U19 dès 2018) 8 000 $
U16 masculin 4 000 $
U16 féminin 6 000 $ (8 000 $ dès 2018)
U14 masculin 4 000 $
U14 féminin 6 000 $ (8 000 $ dès 2018)
Balle lente
Masculin/Féminin 5 000 $

Les droits d‘organisation seront payés par chèque au bureau national de SoftballCanada au plus tard 2 semaines avant le début du Championnat en question. Le chèque peut être postdaté au dernier jour du dit Championnat. Si les droits d’organisation ne sont pas reçus à ce moment, une amende de 100$/jour sera chargée pour chaque jour de retard de paiement. Ce montant sera retiré du dépôt du comité organisateur.
iii) L’ébauche des états financiers et le rapport final doivent être complétés dans les 60 jours suivant la fin du championnat et les états financiers finals doivent être transmis au bureau Softball Canada, dans les 120 jours suivant la fin du championnat.
d) Laissez-passer
i) Des laissez-passer de tournoi seront remis jusqu‘à concurrence du maximum permis suivant :
Joueurs 17
Entraîneurs et gérants 4
Préposé(e) aux bâtons 1
e) Divers
Le président de Softball Canada (ou son représentant) doit approuver tous les arrangements quant aux cérémonies d‘OUVERTURE et de CLÔTURE et toute autre activité majeure semblable, tel que les banquets ou rassemblements, se rapportant directement à un Championnat canadien.
f) Accès aux premiers soins
Il est obligatoire de fournir un site désigné pour les premiers soins contenant une trousse médicale décrite dans le contrat de l’organisateur. Les services doivent être offerts sur place en tout temps durant l’événement soit par du personnel de premiers soins ou par une personne désignée par l’hôte. Cette personne serait responsable de déclencher le plan d’urgence prévu que l’hôte doit mettre en place.
2.2 Participation d’un commanditaire
La participation d‘un ou des commanditaire(s) à un Championnat canadien est laissé à la discrétion du comité organisateur en collaboration avec le bureau national de Softball Canada. Il est cependant convenu que, pour aucune raison, il ne peut y avoir un commanditaire (de près ou de loin) qui soit en compétition avec l‘un ou l‘autre des commanditaires majeurs nationaux de Softball Canada. Dans tous les Championnats canadiens, Softball Canada se réserve le droit d‘annoncer ses programmes de toute
manière et en tout temps au cours de la présentation du Championnat canadien.