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PARTIE UN - PRÉSENTATION D'UN CHAMPIONNAT
ARTICLE 1 – SOUMISSION DE CANDIDATURE ET ORGANISATION D’UN CHAMPIONNAT
1.1 Procédure de soumission (ne s’applique pas à l’orthodoxe BR et maîtres BR)
a) Les associations affiliées, les organismes, les clubs ou les provinces/ territoires peuvent présenter plus d’une (1) soumission. Chacune des soumissions doit être approuvée par l’association provinciale/territoriale concernée.
b) Toute soumission doit être présentée par écrit ou soumise électroniquement. Voir l’article 1.2.
c) Toute soumission pour les Championnats canadiens sera acceptée au bureau de Softball Canada dès le 1er octobre, deux (2) ans avant l’année au cours de laquelle se tiendra le tournoi.
d) Toute soumission doit être accompagnée d’un paiement de 1000$ pour chaque championnat visé. Note: Les organisateurs désirant accueillir les Championnats senior masculin et U23 masculin devront soumettre un montant additionnel de 1500 dans les 30 jours (pour un total de 2500 $). Le dépôt sera retourné selon ce qui suit:
i) si la candidature n‘est pas acceptée;
ii) si la candidature est acceptée et l‘organisation hôte a rempli toutes ses obligations financières et contractuelles envers Softball Canada. Toute obligation financière non remplie sera déduite du dépôt.
e) La semaine du Championnat canadien sera déterminée en consultation avec l’Hôte, les bureaux provinciaux/territoriaux, et Softball Canada avec une cible fixée au mois d’août. Tous les championnats seront des Championnats ouverts et le nombre d’équipes sera déterminé par l’Hôte et Softball Canada en tenant compte de la disponibilité des installations et des terrains.
f) Les provinces/territoires dont les communautés présentent des soumissions pour organiser un Championnat doivent avoir au moins une (1) équipe de la province ou du territoire qui participe au Championnat pour lequel la soumission est présentée l’année qui précède le Championnat si celle-ci est présentée un (1) an ou plus avant la tenue du Championnat. Si aucune autre candidature n’est présentée, sauf celle d’une équipe d’une province ou d’un
territoire n’ayant pas participé au Championnat comme il est précisé cidessus, ces soumissions peuvent alors être considérées après le 1er octobre de l’année avant la tenue du Championnat.
1.2 Sélection d’une candidature
a) Pour les soumissions présentées à Softball Canada pour un Championnat canadien, un processus d’évaluation sera entrepris par le comité des Championnats canadiens.
b) Le processus d’évaluation comprendra une évaluation des capacités du comité hôte d’accueillir un Championnat canadien. Les critères d’évaluation comprendront : les installations; les bénévoles et leurs qualifications; l’hébergement; la proximité des aéroports; le transport; les activités spéciales et promotionnelles; le programme de publicité/communication et les activités de levée de fonds.
c) Le comité des Championnats canadiens approuvera la soumission et accordera le championnat au candidat de façon provisoire 30 jours après la reception de la première soumissions jugée complète.
d) Une soumission sera considérée finalisée et attribuée lorsque le contrat signé et le dépôt additionnel (le cas échéant) parviendra à Softball Canada. Ceci doit être effectué dans les 30 jours suivant la notification à l’hôte de l’approbation de la soumission.
1.3 Exigences relatives aux candidatures
Tout soumissionnaire doit garantir les installations suivantes :
i) les installations principales du tournoi doivent comprendre au moins deux (2) terrains de jeu, dont un terrain doté d‘un système d‘éclairage;
ii) il est nécessaire qu‘il y ait un troisième et un quatrième terrain de jeu à proximité des installations principales et ce, pour tous les événements;
iii) les dimensions de tous les terrains de jeu doivent être conformes aux exigences énoncées dans le livre de règlements de Softball Canada.
ARTICLE 2 – OBLIGATIONS RELATIVES À L’ORGANISATION D’UN TOURNOI
2.1 Entente contractuelle
a) Responsabilités
i) Le soumissionnaire dont la candidature a été acceptée sera dénommée le comité organisateur.
ii) Un championnat canadien sera accordé à l‘association provinciale/ territoriale qui, en collaboration avec le comité organisateur, sera responsable du championnat.
iii) Un contrat entre Softball Canada et le comité organisateur décrivant toutes les obligations des deux parties doit être signé et les directives publiées par Softball Canada doivent être suivies. L’hôte devra faire parvenir à Softball Canada un dépôt de 1 500 $ en même temps que les frais d’organisation (2 semaines avant la date de début du championnat) pour garantir à Softball Canada l’assurance de qualité du championnat à venir. Le dépôt ne sera pas encaissé par Softball Canada à moins que l’hôte ne respecte pas ses obligations contractuelles.
iv) Softball Canada ne sera pas tenu responsable pour toute réclamation ou dette causée par la tenue d‘un championnat canadien.
b) Hébergement
i) Le comité organisateur désignera l’hôtel d’accueil (ou les hôtels d’accueil) pour le Championnat, et toutes les équipes seront encouragées d’y séjourner.
c) Obligations financières
i) Le comité organisateur remettra un montant fixe à Softball Canada pour chacun des championnats canadiens dont il est hôte.
a) Un rabais de 1 000 $ sera accordé à un comité organisateur qui est l’hôte de deux Championnats canadiens simultanément.
b) Un rabais de 1 000 $ sera accordé à un comité organisateur qui organise un championnat dans la même division pour deux 2 années consécutives.
ii) Le tableau des droits d’organisation est le suivant :
Balle rapide
Masculin 25 000 $
Féminin 6 000 $
U23 masculin 12 500 $
U23 féminin 4 000 $
U20 masculin 6 000 $
U19 féminin 8 000 $
U17 masculin 4 000 $
U17 féminin 8 000 $
U15 masculin 4 000 $
U15 féminin 8 000 $
Balle lente
Masculin/Féminin 5 000 $
Les droits d‘organisation seront payés par chèque au bureau national de Softball Canada au plus tard 2 semaines avant le début du Championnat en question. Le chèque peut être postdaté au dernier jour du dit Championnat. Si les droits d’organisation ne sont pas reçus à ce moment, une amende de 100$/jour sera chargée pour chaque jour de retard de paiement. Ce montant sera retiré du dépôt du comité organisateur.
iii) L’ébauche des états financiers et le rapport final doivent être complétés dans les 60 jours suivant la fin du championnat et les états financiers finals doivent être transmis au bureau Softball Canada, dans les 120 jours suivant la fin du championnat.
d) Laissez-passer
i) Des laissez-passer de tournoi seront remis jusqu‘à concurrence du maximum permis suivant :
Joueurs 17
Entraîneurs et gérants 5
Préposé(e) aux bâtons 1
e) Divers
Le président de Softball Canada (ou son représentant) doit approuver tous les arrangements quant aux cérémonies d‘OUVERTURE et de CLÔTURE et toute autre activité majeure semblable, tel que les banquets ou rassemblements, se rapportant directement à un Championnat canadien.
f) Accès aux premiers soins
Il est obligatoire de fournir un site désigné pour les premiers soins contenant une trousse médicale décrite dans le contrat de l’organisateur. Les services doivent être offerts sur place en tout temps durant l’événement soit par du personnel de premiers soins ou par une personne désignée par l’hôte. Cette personne serait responsable de déclencher le plan d’urgence prévu que l’hôte doit mettre en place.
2.2 Participation d’un commanditaire
La participation d‘un ou des commanditaire(s) à un Championnat canadien est laissé à la discrétion du comité organisateur en collaboration avec le bureau national de Softball Canada. Il est cependant convenu que, pour aucune raison, il ne peut y avoir un commanditaire (de près ou de loin) qui soit en compétition avec l‘un ou l‘autre des commanditaires majeurs nationaux de Softball Canada. Dans tous les Championnats canadiens, Softball Canada se réserve le droit d‘annoncer ses programmes de toute manière et en tout temps au cours de la présentation du Championnat canadien.