POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

OBJECTIF

1. La protection des renseignements personnels est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDE). La présente politique décrit la façon dont Softball Canada recueille, utilise, protège, communique et élimine les renseignements personnels, et énonce l’engagement de Softball Canada à recueillir, utiliser et communiquer les renseignements personnels de façon responsable. Elle repose sur les normes prévues par la LPRDE et reflète l’interprétation de ces responsabilités par Softball Canada. 

CONTEXTE

2. Notre organisme, Softball Canada, régit le sport du softball au Canada et il est dûment reconnu par le gouvernement du Canada comme le seul Organisme national directeur de sport régissant le softball au Canada.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

3. Les renseignements personnels sont des renseignements concernant un individu identifiable. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit :

a) Caractéristiques personnelles (p. ex. sexe, date de naissance, âge, taille, poids, composition corporelle, indice de masse corporelle, pourcentage de masse grasse, taille d’uniforme, pointure, revenu, origine ethnique, statut familial).
b) Coordonnées (p. ex. adresse, numéro de téléphone, numéro de téléphone cellulaire, numéro de télécopieur, adresse de courriel).
c) Renseignements médicaux (p. ex. antécédents médicaux, conditions de santé, soins de santé reçus).
d) Activités et opinions (p. ex. croyances religieuses, opinions politiques, opinions exprimées par un individu, opinion ou évaluation individuelle).
e) Numéro de PNCE, études, curriculum vitæ, information sur la personne, expérience.
f) Numéro de cartes de crédit et de renseignements bancaires.
g) Biographie, résultats de performance et rétroaction des entraîneurs et soigneurs de l’athlète.
h) Club membre.
i) Numéro d’assurance sociale.
j) Résultats d’une vérification de casier judiciaire.
k) Bénéficiaires.
l) Informations sur la localisation ou le niveau de l’athlète, y compris sur le sport ou la discipline, les horaires et lieux d’entraînement, dates et lieux des camps d’entraînement, itinéraires de voyage, horaires de compétition.
m) Renseignements de marketing, y compris les données démographiques et attitudinales.
n) Numéro de passeport et les numéros de membre Aéroplan ou de grand voyageur.

Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles (p. ex. adresse ou numéro de téléphone au travail), lesquelles ne sont pas protégées en vertu de la législation relative à la protection de la vie privée. 

RESPONSABILITÉ

4. Le directeur général assure le rôle d’agent de la protection de la vie privée. Il est responsable de la surveillance, de la collecte et de la protection des renseignements, et il est chargé de veiller à ce que le personnel reçoive une formation appropriée sur la protection de la vie privée et leurs responsabilités à cet égard. L’agent de la protection de la vie privée est également responsable du traitement des demandes d’accès aux renseignements personnels et des plaintes. L’agent de la protection de la vie privée peut être joint à l’adresse suivante : 223, chemin Colonnade, bureau 212, Ottawa (Ontario), K2E 7K3.

OBJET

5. Les renseignements personnels sont uniquement recueillis par Softball Canada afin de répondre et de maintenir les normes les plus élevées en matière d’organisation et de planification d’événements sportifs. Softball Canada collecte des renseignements personnels au sujet des futurs membres, des membres, des entraîneurs, des arbitres, du personnel de soutien et des bénévoles entre autres pour :

i. L’envoi de communications comme des nouvelles électroniques, des courriels, des bulletins, des demandes de dons, des factures, des avis, des renseignements sur la vente de marchandises, des bulletins d’information, et des renseignements sur les programmes, les événements et les activités.
ii. La saisie dans la base de données nationale des membres de Softball Canada.
iii. La saisie dans la base de données de l’Association canadienne des entraîneurs afin de déterminer le niveau de certification et les qualifications. 
iv. La sélection des entraîneurs.
v. La saisie dans la base de données afin de déterminer le niveau de certification et les qualifications concernant l’arbitrage.
vi. Déterminer l’admissibilité, le groupe d’âge et le niveau de compétition approprié.
vii. La promotion et la vente de marchandises.
viii. L’inscription à des conférences, la gestion de voyages, et l’achat d’équipement, de manuels pour les entraîneurs et d’autres produits et ressources.     
ix. Déterminer l’admissibilité, le groupe d’âge et le niveau de jeu approprié. 
x. La paie, l’assurance et le régime de soins médicaux de Softball Canada.
xi. La mise en œuvre du programme de contrôle des antécédents de Softball Canada.
xii. En cas d’urgence médicale.
xiii. Les formulaires d’inscription, les uniformes, les relations avec les médias et les diverses composantes de la sélection des athlètes.
xiv. Les enquêtes du Centre canadien pour l’éthique dans le sport dans le but de procéder à des tests antidopage hors des compétitions.
xv. Suivre la réaction physique du corps à l’entraînement et maintenir un poids approprié pour la compétition. 
xvi. Déterminer la structure démographique des membres et les besoins du programme. 
xvii. La planification de voyages.
xviii. Fournir une couverture d’assurance, gérer les déclarations de sinistre, procéder aux enquêtes d’assurance et gérer la paie.
xix. L’inscription aux compétitions.
xx. Le suivi technique, l’analyse des entraîneurs et des clubs, les entraînements officiels, l’éducation, les publications des médias, et la promotion du sport.
xxi. La communication par l’intermédiaire d’articles, de relations avec les médias, du site Web de Softball Canada, de présentations ou d’affiches.
xxii. La publication d’images, de documents similaires ou d’autres éléments identifiables afin de promouvoir Softball Canada sur son site Web ou des affiches. 

6. Softball Canada demandera le consentement des personnes concernées si les renseignements personnels de ces dernières sont utilisés à des fins qui ne sont pas mentionnées ci-dessus et auxquelles elles n’ont pas encore consenti. La façon dont ce consentement a été obtenu et la date de son obtention doivent être documentées.

CONSENTEMENT

7. Le consentement doit être obtenu par des moyens légaux au moment de la collecte des renseignements personnels, avant leur utilisation ou leur divulgation. Si le consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels n’est pas obtenu au moment de leur réception, il doit être obtenu avant leur utilisation ou leur divulgation. Softball Canada peut recueillir les renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées si cela est raisonnable et autorisé par la loi.

8. En fournissant leurs renseignements personnels à Softball Canada, les personnes consentent à leur utilisation aux fins définies dans la présente politique.  

9. Softball Canada ne demandera pas à une personne, dans le cadre d’une offre de produits ou services, de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation des renseignements au-delà de ce qui est nécessaire aux fins précisées.   

10. Toute personne peut retirer son consentement concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles, pourvu qu’elle donne à Softball Canada un préavis d’une semaine. L’agent de protection de la vie privée préviendra la personne des répercussions d’un tel retrait. 

LIMITATION DE LA COLLECTE

11. Tous les renseignements personnels seront recueillis équitablement, par des moyens légaux et aux fins précisées dans la présente politique. Softball Canada n’utilisera aucune tromperie pour obtenir les renseignements personnels d’une personne.

LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

12. Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués par Softball Canada à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, tel que décrit dans les présentes, sauf si la personne concernée donne son consentement ou si cela est autorisé par la loi.

13. Les renseignements personnels seront conservés pendant une certaine période selon les critères suivants :

i. Les renseignements relatifs à l’inscription et aux athlètes seront conservés indéfiniment après que la personne concernée a quitté un programme de Softball Canada, afin qu’ils soient accessibles si cette personne désirait se réinscrire au programme et à des fins d’archivage.
ii. Les renseignements relatifs aux parents et à la famille seront conservés indéfiniment après que la personne concernée a quitté un programme de Softball Canada, afin qu’ils soient accessibles si cette personne désirait se réinscrire au programme.
iii. Les renseignements recueillis par les entraîneurs seront conservés indéfiniment après que la personne concernée a quitté un programme de Softball Canada, afin qu’ils soient accessibles si cette personne désirait se réinscrire au programme et à des fins d’archivage.
iv. Les renseignements relatifs aux employés seront conservés pendant sept ans, conformément aux exigences de l’Agence du revenu du Canada.
v. Les renseignements médicaux personnels seront immédiatement supprimés lorsque la personne concernée décide de quitter un programme de Softball Canada.
vi. Les renseignements à caractère commercial relatifs aux personnes seront immédiatement supprimés après la compilation et l’analyse des renseignements recueillis. 
vii. Selon tout autre critère précisé par la législation fédérale ou provinciale.

14. Les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision au sujet d’une personne seront conservés pendant au moins un an afin de permettre à la personne concernée d’accéder aux renseignements après que la décision a été prise. 

15. Softball Canada peut divulguer les renseignements personnels à une instance gouvernementale si celle-ci a fait valoir son pouvoir légal d’obtenir ces renseignements, si Softball Canada a des motifs raisonnables de croire que les renseignements seraient utiles à une enquête au sujet d’une activité illégale, afin de respecter une assignation, un mandat ou l’ordonnance d’un tribunal, ou à toute autre fin autorisée par la législation applicable. 

16. Les documents papier seront déchiquetés ou détruits de façon sécuritaire et les documents numériques seront entièrement supprimés. En cas de mise au rebut de matériel informatique, Softball Canada devra s’assurer que le disque dur est détruit. 

EXACTITUDE

17. Softball Canada utilisera des renseignements exacts et à jour, tel que nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont utilisés, afin de réduire la possibilité que des renseignements inadéquats soient utilisés pour prendre une décision au sujet d’une personne.

MESURES DE PROTECTION

18. Les renseignements personnels sont protégés contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation et la modification, et ce, grâce à des mesures de protection adaptées à leur confidentialité.  

19. Les mesures de protection incluent, sans toutefois s’y limiter, des classeurs verrouillés, un accès restreint aux bureaux, un accès sélectif aux renseignements, et des mesures technologiques, dont l’utilisation de mots de passe, de chiffrement et de pare-feu. 

20. Les étapes suivantes doivent être respectées pour garantir la sécurité :

i. Les renseignements sur papier sont surveillés ou enfermés dans une zone verrouillée ou restreinte.
ii. Le matériel informatique est surveillé ou enfermé dans une zone verrouillée ou restreinte. De plus, des mots de passe sont utilisés sur les ordinateurs.
iii. Les renseignements sur papier sont transmis dans des enveloppes scellées et adressées ou dans des boîtes par des entreprises de messagerie/livraison fiables.
iv. Les renseignements électroniques sont transmis par une ligne privée ou sont chiffrés.
v. Le personnel recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels uniquement tel que nécessaire pour accomplir leurs tâches et dans le respect de la présente politique.
vi. Les consultants et organisations externes pouvant accéder aux renseignements personnels doivent fournir à Softball Canada une garantie de confidentialité appropriée.

TRANSPARENCE

21. Softball Canada rendra publiques les informations au sujet de ses politiques et de ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Ces informations peuvent être consultées dans la présente politique, sur le site Web de Softball Canada, et sur demande auprès de l’agent de protection de la vie privée. Le nom et l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l’adresse courriel professionnels de l’agent de protection de la vie privée seront accessibles au public.

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS

22. Sur demande écrite et avec l’aide de Softball Canada, toute personne peut être informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et peut accéder à ces renseignements. De même, toute personne a le droit de connaître la source des renseignements personnels et d’obtenir une liste des tierces parties à qui les renseignements ont été divulgués.

23. Les informations demandées seront divulguées à la personne concernée dans les 30 jours suivant la réception de la demande écrite, à moins que des motifs raisonnables justifient le prolongement de ce délai, et ce, gratuitement ou à un coût nominal correspondant aux dépenses de photocopie.

24. Si les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, ils seront modifiés au besoin. 

25. Toute personne peut se voir refuser l’accès à ses renseignements personnels si :

• La transmission des renseignements est excessivement coûteuse. 
• Les renseignements contiennent des références à d’autres personnes.
• Les renseignements ne peuvent pas être divulgués pour des raisons légales, sécuritaires ou d’intérêt commercial.
• Les renseignements font l’objet d’un secret professionnel ou d’un privilège relatif au litige.

26. En cas de refus, Softball Canada indiquera à la personne concernée les raisons du refus et les dispositions de la LPRPDE associées. 

CONTESTATION DE CONFORMITÉ

27. Toute personne peut contester la conformité de Softball Canada à la présente politique et à la LPRPDE en présentant une contestation écrite.

28. À la réception de la contestation écrite, Softball Canada doit : 

i. Noter la date à laquelle la contestation a été reçue.
ii. Prévenir l’agent de protection de la vie privée, qui sera chargé de régler le problème de façon neutre et impartiale.
iii. Accuser réception de la contestation par téléphone ou par courrier et clarifier la nature de la contestation dans les 14 jours qui suivent sa réception.
iv. Désigner un enquêteur au sein de son personnel ou un enquêteur indépendant qui possède les compétences nécessaires à mener une enquête juste et impartiale, et qui aura libre accès à tous les documents et à tout le personnel, et ce, dans les 28 jours qui suivent la réception de la contestation.
v. À la fin de l’enquête et dans les 45 jours qui suivent la réception de la contestation, recevoir un rapport écrit de la part de l’enquêteur.
vi. Prévenir le réclamant de l’issue de l’enquête et de toute autre étape pertinente prise afin de rectifier le problème, y compris les propositions de modification de politiques et de procédures, dans les 60 jours qui suivent la réception de la contestation.     

29. Toute personne peut faire appel d’une décision prise par Softball Canada dans le cadre de la présente politique, conformément aux politiques d’appel de Softball Canada.