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POLITIQUE EN MATIÈRE DE COMMUNICATION ÉLECTRONIQUE ET DE MÉDIAS SOCIAUX

PRÉAMBLE

1. La communication se fait à la fois par des interactions en face à face et par des interactions électroniques. La communication électronique peut se faire à la fois par média social (comme Facebook, Instagram et Snapchat) et par moyen non social de communication électronique (comme les textos, les plateformes de réunion virtuelle et les courriels).

2. Softball Canada reconnaît que la communication entre tous les participants doit être guidée par des principes qui assurent la sécurité des participants et qui maintiennent et renforcent des relations efficaces.

3. Softball Canada reconnaît en outre que les athlètes mineurs, qui sont des participants vulnérables, préfèrent dans de nombreux cas communiquer par voie électronique. Softball Canada s'efforce de garantir que les athlètes sont protégés dans le cadre d’interactions électroniques avec les personnes en autorité et qu'ils ne sont pas placés dans une situation vulnérable. 

DÈFINITIONS

Les termes utilisés dans la présente Politique sont définis comme suit :
a) Communication interpersonnelle - Communication qui se produit entre deux ou plusieurs participants par le biais d’un média ou moyen de communication.
b) Communication publique - Communication qui est ou a été publiée publiquement, par exemple sur un compte de média social d’un participant.
c) Déséquilibre de pouvoir - Un déséquilibre de pouvoir peut exister quand, sur la base de l'ensemble des circonstances, un participant a une obligation de diligence ou une autorité de supervision, d'évaluation ou autre sur un autre participant. Un déséquilibre de pouvoir peut aussi exister entre un athlète et d'autres adultes qui sont des personnes en autorité. Le fait d’abuser de ce pouvoir constitue de la maltraitance.
d) Médias sociaux - Médias de communication qui permettent aux utilisateurs de créer ou de générer du contenu, de partager ce contenu et d'entrer en contact avec d'autres utilisateurs. Les médias sociaux comprennent YouTube, Facebook, Instagram, LinkedIn, Tumblr, TikTok, Snapchat, Twitter et d'autres sites et applications similaires.
e) Mouvement Entraînement responsable - Un appel à l'action pour les organismes de sport, les parents et les entraîneurs afin de mettre en œuvre des pratiques de coaching responsable à travers le Canada - sur et hors du terrain (https://coach.ca/fr/mouvement-entrainement-responsable).
f) Moyens de communication électronique - Moyens de communication qui servent principalement à se connecter à d'autres utilisateurs sans avoir pour objectif le partage de contenu ou le réseautage social. Les moyens de communication électronique comprennent le courrier électronique, les textos (SMS), Facebook Messenger, les sessions vidéo, WhatsApp, les plateformes de réunions virtuelles et d'autres applications similaires.
g) Participants - Désigne toutes les catégories de membres individuels et/ou d'inscrits définies dans les règlements de Softball Canada ainsi que toutes les personnes impliquées dans des activités avec Softball Canada, y compris, sans s'y limiter, les athlètes, les entraîneurs, les instructeurs, les officiels, les bénévoles, les gérants, les gestionnaires, les membres de comité et les administrateurs et dirigeants. Les participants sont soumis aux politiques de Softball Canada.
h) Participants vulnérables - Comprend les enfants/jeunes (mineurs) et les adultes vulnérables (personnes qui, en raison de leur âge, d'un handicap ou de toute autre circonstance, sont en situation de dépendance vis-à-vis d'autrui ou courent un risque plus élevé que la population générale d'être victimes de personnes en position de confiance ou d'autorité).
i) Personne en autorité - Un participant qui est en position d'autorité au sein de Softball Canada, y compris, sans s'y limiter, les entraîneurs, les gérants, le personnel de soutien, les superviseurs et les administrateurs. Il existe généralement un déséquilibre de pouvoir entre les personnes en autorité et les autres participants.

CONTEXTE 

5. Le type et la nature de la communication interpersonnelle dépendent du contexte dans lequel la communication a lieu. La communication interpersonnelle peut changer quand différents intervenants sont impliqués et, dans le secteur du sport, peut dépendre du profil de compétition (par exemple, sport communautaire ou sport de haut niveau). Par exemple, les attentes face à la communication entre adultes sont différentes de celles concernant la communication entre adulte et adolescent (qui comporte le plus grand risque de maltraitance) En outre, l'un des principaux objectifs de la relation entraîneur-athlète dans le profil de sport de haut niveau est de créer un environnement d'entraînement et de compétition positif et sain.

PRINCIPES

6. Les principes suivants reflètent les valeurs de Softball Canada et guident la présente Politique :
a) Softball Canada maintient un engagement envers le mouvement Entraînement responsable et l’atteinte d’un sport plus sûr pour tous, en particulier pour les participants vulnérables.
b) La conduite et le comportement qui se manifestent dans les moyens de communication électronique et les médias sociaux - qu'il s'agisse de communication publique ou de communication interpersonnelle - sont soumis au Code de conduite et d'éthique et à la Politique en matière de discipline et de plaintes.
c) Les personnes en autorité doivent utiliser des moyens de communication électronique et des médias sociaux adaptés au contexte dans lequel la communication a lieu.
d) Une communication régulière est une condition importante du maintien de relations efficaces et saines.
e) Un environnement ouvert et observable facilite les échanges sains au sein du triangle constitué par l'entraîneur, l'athlète et le parent/tuteur, ce qui est nécessaire à la communication avec les participants vulnérables.

7. Le tableau ci-dessous a été élaboré pour guider les personnes en autorité dans leurs interactions avec des athlètes de différents âges. Le tableau évalue la vulnérabilité de l'athlète en fonction de son âge, de la fréquence des contacts nécessaires avec l'athlète au sein de son profil, et finalement du risque de maltraitance. La dernière colonne du tableau détermine si (et comment) la personne en autorité doit communiquer avec ses athlètes par le biais d’un moyen de médias communication électronique (« MCE ») et/ou d’un média social (« MS »).

8. On s'attend à ce que les contacts nécessaires entre les personnes en autorité et les athlètes de haute performance soient plus fréquents comme il y a plus d'informations à transmettre pour favoriser le développement de l'athlète au sein de ce profil et qu’une relation plus étroite entre l'athlète et l'entraîneur est bénéfique.

9. La maltraitance comprend la maltraitance physique, psychologique et sexuelle, ainsi que d'autres types d'inconduite tels que la négligence, la manipulation psychologique, les représailles et d'autres comportements décrits dans le Code de conduite et d'éthique. 

ECSM 4

LIGNES DIRECTRICES 

10. Les lignes directrices suivantes (Annexe A) ont été élaborées :
a) Pratiques idéales - Pratiques idéales (meilleures pratiques) pour les personnes en autorité quand elles communiquent avec des athlètes d'âges différents et dans des contextes sportifs différents.
b) Guide pour les personnes en autorité - Conseils prévus pour les personnes en autorité (principalement les entraîneurs) afin de les aider à communiquer dans le cadre de la communication électronique et des médias sociaux.
c) Guide pour les athlètes - Conseils prévus pour les athlètes afin de les aider à communiquer dans le cadre de médias de communication électronique et des médias sociaux.
d) Guide pour les parents - Conseils prévus pour les parents/tuteurs pour surveiller, participer et/ou être au courant de la communication entre les personnes en autorité et leurs enfants.

GÈNÈRAL

11. Une personne qui estime que la communication électronique et/ou l'activité sur les médias sociaux d'un participant sont inappropriées ou peut violer les politiques et procédures de Softball Canada doit signaler le problème à Softball Canada de la manière décrite dans la Politique en matière de discipline et de plaintes.

12. Le fait de retirer du contenu des médias sociaux après qu'il ait été publié (publiquement ou en privé) ne dispense pas le participant d'être soumis à la Politique en matière de discipline et de plaintes.

Annexe A - Pratiques idéales et lignes directrices
Pratiques idéales - profil de compétition (sport de haute performance)

ECMS 3

CONDITIONS ET EXCEPTIONS 

Niveau 1 - Communication avec de nombreuses conditions
La communication à ce niveau est la plus risquée. En raison de la fréquence des contacts nécessaires avec les athlètes de haut niveau, et en convenant qu'une communication régulière favorise des relations plus efficaces, les personnes en autorité peuvent communiquer avec les athlètes par le biais de médias de communication électronique et des médias sociaux, mais doivent prendre plusieurs précautions quand elles le font. La communication doit être ouverte et observable dans la mesure du possible. S'il n'est pas possible d'avoir une communication ouverte et observable sur une plateforme particulière, les personnes en autorité devraient tenir un journal ou un registre de la communication et le mettre à la disposition de Softball Canada ou du parent/tuteur de l'athlète sur demande.

Pour communiquer des informations non personnelles, la communication électronique doit être utilisée par les personnes en autorité pour informer les athlètes et leurs parents/tuteurs en même temps. Par exemple, tout courriel doit être adressé en copie à un parent/tuteur et les communications de l'équipe sur WhatsApp doivent inclure les parents/tuteurs. Dans certaines circonstances, une communication non personnelle peut avoir lieu par le biais de ces moyens sans impliquer un parent/tuteur (par exemple, un athlète informant un entraîneur qu'il sera en retard à l'entraînement), mais les parents/tuteurs doivent savoir que cette communication peut avoir lieu et qu'ils peuvent demander qu'elle cesse.

Les personnes en autorité peuvent être à la disposition de l'athlète pour recevoir des messages sur des questions personnelles quant au moyen de communication préféré de l'athlète - mais ces messages doivent être enregistrés et accessibles à Softball Canada et/ou au parent/tuteur de l'athlète. Les personnes en autorité doivent éviter d'amorcer un contact sur les médias sociaux, mais peuvent accepter les demandes d'amitié ou d’abonnement, à condition que toute communication sur les médias sociaux soit limitée au contenu et aux éléments qui favorisent le développement des objectifs ou de l'expérience sportive de l'athlète (tels que des vidéos d'entraînement ou des commentaires sur le sport). Ces interactions doivent faire l'objet d'une
communication publique (pas de messagerie privée) et les parents/tuteurs doivent savoir que cela peut se produire. Il est interdit d'utiliser un média social qui, par défaut, supprime automatiquement le contenu après une période donnée (comme Snapchat).

Niveau 2 - Communication avec certaines conditions
À ce niveau, la communication par voie de médias de communication électronique et par les médias sociaux est autorisée, mais les personnes en autorité doivent prendre certaines précautions. Toute communication doit être publique, dans la mesure du possible, et doit être ouverte et observable. Toutefois, étant donné que les personnes en autorité et les athlètes de ce niveau sont des adultes, une communication de nature personnelle peut avoir lieu par le biais d’un moyen de communication électronique et il n'est pas nécessaire d’inclure un deuxième adulte en copie. Cette communication doit être enregistrée et mise à la disposition de Softball Canada sur demande.

Pour protéger l'intégrité de la relation entraîneur-athlète, les personnes en autorité doivent éviter d'amorcer un contact sur les médias sociaux, mais peuvent être à la disposition de l'athlète pour recevoir des messages quant à des questions personnelles sur le moyen de communication préféré de l'athlète. Les personnes en autorité peuvent accepter les demandes d'amitié ou d’abonnement, à condition que toute communication sur les médias sociaux soit une communication publique (et non une messagerie privée). Il faut éviter les médias sociaux qui, par défaut, suppriment automatiquement le contenu après une période donnée (comme Snapchat).

Lignes directrices pour les personnes en autorité

Général - Tous les niveaux
a) Vous devez adopter un comportement approprié à votre rôle et à votre statut en relation avec Softball Canada.
b) Assurez-vous d'organiser une séance d'information pour les parents/tuteurs et les athlètes au début de la saison qui décrit clairement les normes de communication et la manière dont vous communiquerez avec les athlètes tout au long de la saison.
c) Veillez à ce que toutes les communications électroniques et de médias sociaux soient professionnelles, sans ambiguïté et conformes au sujet. Évitez les émoticônes et le langage imprécis qui peut être interprété de plusieurs façons.
d) Sachez que vous pouvez acquérir des informations sur un athlète qui vous imposent une obligation de divulgation (comme le fait de voir des photos d'athlètes mineurs en train de boire pendant un voyage).
e) Les athlètes rechercheront vos comptes de médias sociaux. Préparez votre réaction pour le moment où un athlète tentera d'interagir avec vous sur les médias sociaux.
f) Vérifiez et mettez à jour chaque année les paramètres de confidentialité de tous vos comptes de médias sociaux.
g) Envisagez de créer des comptes de médias sociaux distincts dans le but exprès de communiquer avec les participants vulnérables. L'accès doit être fourni à d'autres personnes en autorité et à Softball Canada pour que les comptes soient ouverts et observables.
h) Envisagez de surveiller ou d'être généralement au courant du comportement public des athlètes sur les médias sociaux afin de garantir le respect du Code de conduite et d'éthique et de la présente Politique.
i) Les personnes en autorité ne peuvent pas exiger l'accès aux messages privés d'un athlète sur Twitter, Instagram ou Facebook.
j) Évitez de vous abonner à des athlètes sur Snapchat et n'envoyez pas de snapchats aux athlètes.
k) Ne publiez pas de photos ou de vidéos des athlètes sur vos comptes privés de médias sociaux.
l) Gardez les décisions de sélection et les autres affaires officielles hors des médias sociaux.
m) Ne vous présentez jamais sous un faux nom ou un faux profil.
n) Évitez de vous associer à des groupes Facebook, des comptes Instagram ou des fils Twitter présentant des comportements ou des points de vue sexuels explicites qui pourraient choquer ou compromettre votre relation avec un athlète.
o) Ne supprimez pas l'historique de vos communications avec les participants vulnérables, quel que soit le moyen ou média utilisé.
p) Soyez prêt à accepter que Softball Canada (ou les parents/tuteurs) puissent demander des journaux ou des enregistrements de votre historique de communication. Familiarisez-vous avec certaines des méthodes d'enregistrement et de téléchargement des messages :
            i. Sauvegarde et impression des messages Instagram
            ii. Télécharger les messages Instagram (module complémentaire Chrome)
            iii. Sauvegarde de l'historique des conversations (WhatsApp)
            iv. Transférer les messages de l'iPhone
            v. Sauvegarde des messages texte

Niveau 1
a) Veillez à ce que les parents soient informés de la possibilité que certaines interactions puissent avoir lieu sur des médias sociaux ou moyens de communication électronique, de même que du contexte de ces interactions.
b) Essayez de rendre la communication avec les athlètes sur les communications électroniques et les médias sociaux aussi unilatérale que possible. Soyez disponible pour les athlètes s'ils prennent contact avec vous - les athlètes peuvent souhaiter avoir cet accès facile et rapide à vous - mais évitez de vous imposer dans l'espace personnel de média social d'un athlète.
c) N'acceptez jamais la communication d'un athlète tout en bloquant un autre athlète. Soyez cohérent dans votre utilisation des médias sociaux pour communiquer avec tous les athlètes.
d) Envisagez l'utilisation de TeamSnap ou d'une autre application de gestion de ligue et d'équipe qui permet une communication non personnelle par le biais de l'application/du site Web et qui s'adresse à la fois aux parents/tuteurs et aux participants vulnérables.
e) Ne lancez pas de demandes d'amitié ou d'abonnement à des athlètes sur Facebook. Ne faites jamais pression sur les athlètes pour qu’ils vous envoient une demande d’amitié ou d’abonnement.
f) Envisagez de gérer vos médias sociaux de manière à ce que les athlètes n'aient pas la possibilité de vous suivre sur Twitter ou Instagram ou de vous envoyer une demande d'amitié sur Facebook.

Niveau 2
a) Choisir de ne pas participer à des médias sociaux est une stratégie acceptable. Soyez prêt à informer les athlètes (et/ou les parents/tuteurs) des raisons pour lesquelles vous ne participerez pas à des médias sociaux et à expliquer quels médias vous utiliserez pour communiquer avec eux.
b) N'exigez jamais des athlètes qu'ils s'inscrivent sur Facebook, qu'ils rejoignent un groupe Facebook, qu'ils s'abonnent à un flux Twitter ou à un compte Instagram, ou qu'ils rejoignent une page Facebook concernant votre groupe ou votre organisation.
c) Si vous utilisez un média social pour communiquer, ne faites pas du média social l'endroit exclusif de communication d’informations importantes. Dupliquez les informations importantes dans les moyens de communication électroniques (comme sur un site Web ou par courriel).
d) Faites preuve d'une discrétion appropriée quand vous utilisez les médias sociaux pour vos communications personnelles (avec des amis, des collègues et d'autres personnes en autorité), sachant que votre comportement peut servir de modèle aux athlètes.

Général - Sessions vidéo
a) Les sessions vidéo doivent être enregistrées, si possible. L'enregistrement des sessions vidéo documente l'interaction et sert à « ouvrir » l'environnement. Votre organisation sportive, l'athlète et/ou le parent/tuteur d'un athlète mineur (le cas échéant) doivent être autorisés à visionner l'enregistrement.
b) Les séances vidéo avec des groupes d'athlètes (comme une équipe) doivent être suivies par au moins deux adultes (de préférence des entraîneurs). Les séances vidéo en tête-à-tête doivent être enregistrées avec la permission d'un autre adulte et/ou du parent/tuteur de l'athlète (le cas échéant) et/ou être suivies par celui-ci. Aucune séance vidéo individuelle avec un athlète mineur ne doit avoir lieu sans que le parent/tuteur en soit informé.
c) Fournir un énoncé clair des normes professionnelles attendues de toutes les personnes présentes avant toute session vidéo. Fournir un aperçu et un ordre du jour de la séance vidéo aux athlètes et à leurs parents/tuteurs (le cas échéant) avant la séance. Tout manquement aux normes professionnelles survenu pendant la session doit être communiqué aux parents/tuteurs des athlètes mineurs après la session.
d) Les sessions doivent éviter toute communication trop personnelle et se concentrer sur l’entraînement/le coaching.
e) Les sessions vidéo doivent se dérouler dans un cadre professionnel. Votre diffusion vidéo doit présenter un arrière-plan neutre (évitez les chambres et les salles de bain).
f) Habillez-vous de manière professionnelle (même si cela peut sembler trop sérieux) et réduisez la socialisation.
g) Informez votre organisation sportive que vous avez l'intention de communiquer avec les athlètes par session vidéo. Si vous avez l'intention de dispenser un enseignement ou une formation, il se peut que votre organisation doive sanctionner la session et/ou que les parents/tuteurs des athlètes mineurs doivent signer une entente ou un abandon de recours.

Lignes directrices pour les athlètes

Général - Tous les niveaux
a) Définissez vos paramètres de confidentialité pour limiter les personnes qui peuvent vous rechercher et les renseignements privés que d'autres personnes peuvent voir.
b) Les entraîneurs, coéquipiers, officiels ou concurrents adverses peuvent tous vous ajouter sur Facebook ou vous suivre sur Instagram ou Twitter. Vous n'êtes pas obligé de vous abonner à qui que ce soit ou d'être ami avec qui que ce soit sur Facebook.
c) Évitez de vous abonner à des personnes en autorité sur Snapchat et n'envoyez pas de snapchats à des personnes en autorité.
d) Si vous avez moins de 18 ans, assurez-vous que votre parent/tuteur est au courant de toute communication électronique et/ou interaction sur les médias sociaux que vous avez avec votre entraîneur ou une autre personne en autorité.
e) Si vous vous sentez harcelé par quelqu'un dans le cadre d'une interaction par le biais d’un moyen de communication électronique et/ou d’un média social, signalez-le à vos parents/tuteurs, à une personne en autorité ou à Softball Canada.
f) Vous n'êtes pas obligé de rejoindre une page de partisans sur Facebook ou de suivre un fil Twitter ou un compte Instagram si vous ne le souhaitez pas.
g) Le contenu publié ou partagé sur les médias sociaux, en fonction de vos paramètres de confidentialité, est considéré comme une communication publique. Dans la plupart des cas, vous n'avez pas d'attente raisonnable en matière de confidentialité pour le contenu que vous publiez ou partagez.
h) Le contenu publié sur les médias sociaux est presque toujours permanent - tenez compte du fait que d'autres personnes peuvent prendre des captures d'écran de votre contenu (même des snapchats) avant que vous puissiez les supprimer.
i) Évitez de publier des photos ou des allusions à la participation à des activités illégales ou liées à des substances interdites, telles que : l’excès de vitesse, l’agression physique, le harcèlement, la consommation d'alcool (si mineur), la consommation de cannabis, etc.
j) Adoptez un comportement approprié dans les médias sociaux, qui reflète votre statut a) d'athlète, et b) de participant au sein de Softball Canada. En tant que représentant de Softball Canada, vous avez convenu du Code de conduite et d'éthique et devez le respecter quand vous publiez du contenu et interagissez avec d'autres personnes par le biais de moyens de communication électronique et de médias sociaux.
k) Sachez que votre page Facebook publique, votre compte Instagram ou votre fil Twitter peuvent être surveillés par votre entraîneur ou une autre personne en autorité, ou par Softball Canada. Le contenu ou le comportement sur les médias sociaux peut faire l'objet de sanctions en vertu de la Politique en matière de discipline et de plaintes.
l) Si vous participez à une session vidéo, votre diffusion vidéo doit présenter un arrière-plan neutre (évitez les chambres et les salles de bain).

Lignes directrices pour les parents/tuteurs

Général
a) Vous pouvez demander des copies de toute communication qui a lieu par le biais d’un moyen de communication électronique entre une personne en autorité et le participant vulnérable dont vous êtes le parent/tuteur.
b) Vous pouvez demander que toute communication effectuée par le biais d'une communication électronique et/ou d'un média social entre une personne en autorité et le participant vulnérable dont vous êtes le parent/tuteur soit enregistrée et disponible pour vous.
c) Vous pouvez informer les personnes en autorité qu'elles ne sont pas autorisées à contacter le participant vulnérable dont vous êtes le parent/tuteur par média social (ou par un média social précis).
d) Informez Softball Canada si une personne en autorité a interagi avec un participant vulnérable dont vous êtes le parent/tuteur par le biais d’un moyen de communication électronique ou d’un média social à votre insu.
e) Informez Softball Canada si une personne en autorité a amorcé une interaction avec le participant vulnérable dont vous êtes le parent/tuteur sur un média social.

Niveau 1
a) Sachez que les participants âgés de 13 à 18 ans préfèrent souvent discuter de questions personnelles et non personnelles sur des moyens de communication électroniques ou des médias sociaux plutôt qu'en face à face. Permettre au participant vulnérable dont vous êtes le parent/tuteur d'avoir cette possibilité (sous certaines conditions) d'entrer en contact avec une personne en autorité peut améliorer son expérience sportive et son développement personnel.
b) Envisagez de vous joindre à toute communication publique qui a lieu sur un média social entre une personne en autorité et le participant vulnérable dont vous êtes le parent/tuteur (par exemple en identifiant un entraîneur et votre athlète sur un fil Twitter ou en ajoutant un commentaire à une publication Instagram).