POLITIQUE SUR LES LANGUES OFFICIELLES
BUT
La Politique sur les langues de service décrira comment les services bilingues seront intégrés dans l'ensemble des programmes et des activités de Softball Canada.
CONTEXTE
Softball Canada s'engage à assurer des communications et des services en anglais et en français.
L'anglais et le français sont les deux langues officielles du Canada, avec 58,1 % de la population totale déclarant l'anglais comme langue maternelle et 21,4 % déclarant le français comme langue maternelle. Le français est la principale langue utilisée au Québec (77 %) et le Nouveau-Brunswick (31,6 %) s'est officiellement déclaré comme une province bilingue. Il existe aussi des communautés francophones à travers toutes les provinces et territoires du Canada.
L'objectif de la Politique sur les langues de service de Softball Canada est de s'assurer que toutes les communications et les ressources sont disponibles dans les deux langues officielles.
PORTÉE
La Politique sur les langues de service est une politique fondamentale qui s'applique au fonctionnement de Softball Canada au niveau national et qui a un effet sur tous les membres du conseil d'administration, les comités, le personnel et les bénévoles. Elle sera supervisée par le responsable du marketing et de la communication au sein du personnel sous la supervision du directeur général.
DÉFINITIONS
« Distribué » signifie la fourniture par Softball Canada pour l'information générale du public ou de segments spécifiques du public, d'informations, de publications, de données ou de tout autre matériel, qui ne sont pas en réponse à une demande précise;
« Demande précise » signifie une demande écrite ou verbale d'informations, de données, de publications ou d'autres documents qui est reçue par Softball Canada dans l'une des langues officielles et à laquelle une réponse sera adressée dans cette langue.
POLITIQUE
Softball Canada se conformera aux exigences suivantes et veillera à ce que :
- Les employés et les bénévoles soient recrutés de manière à ce qu'il y ait une capacité suffisante dans les deux langues officielles du Canada;
- Les membres et les organisations de la communauté de langue officielle minoritaire du Canada soient invités et encouragés à participer activement aux activités de Softball Canada;
- Le responsable du marketing et des communications soit désigné pour superviser la mise en œuvre de ces exigences;
- Tout le matériel promotionnel, les ressources et les communications (programmes, affiches, manuels, communiqués de presse, affichages dans les médias sociaux, etc.) fournis, distribués ou autorisés pour informer le grand public, les participants ou les médias soient disponibles simultanément dans les deux langues officielles du Canada;
- Si le développement des logos des événements ou des programmes relève de la responsabilité de Softball Canada et non de celle de sa fédération internationale, qu’il soit fait dans les deux langues officielles du Canada;
- La signalisation temporaire fournie par Softball Canada sur tous les sites d’événements, installée pour la durée de l'événement, le soit dans les deux langues officielles du Canada;
- La documentation écrite pour les événements de Softball Canada fournissant des informations administratives aux athlètes, entraîneurs, officiels techniques et autres membres de la délégation (guides, manuels, horaires, instructions, etc.) soit diffusée simultanément dans les deux langues officielles du Canada;
- Toutes les informations sur le site Web de Softball Canada soient disponibles et mises à jour simultanément dans les deux langues officielles du Canada;
- Toutes les informations sur les plateformes de médias sociaux de Softball Canada soient disponibles et mises à jour simultanément dans les deux langues officielles du Canada;
- Toutes les annonces publiques liées aux événements de Softball Canada soient faites consécutivement dans les deux langues officielles du Canada;
- Si l'hymne national est chanté ou joué dans le cadre d'un événement de Softball Canada, qu’il le soit dans sa version bilingue.
PROCÉDURES
TRADUCTION ET RELECTURE
Tout matériel nécessitant une traduction ou une relecture doit être soumis, de préférence sous forme électronique, conformément aux procédures établies par le responsable du marketing et de la communication.
APTITUDE AU BILINGUISME
Le niveau de bilinguisme du personnel et des bénévoles clés bilingues dépendra des exigences du poste afin de fournir le niveau de service approprié.
MÉDIAS
Demandes provenant de médias francophones
Toutes les demandes des représentants des médias francophones passeront par le responsable du marketing et des communications et seront traitées en conséquence par un porte-parole bilingue.
Information destinée aux médias
Les informations générales destinées aux médias avant, pendant et après les événements de Softball Canada, y compris les résultats des événements, doivent être disponibles simultanément dans les deux langues officielles.
PUBLICITÉS
Lorsque des publicités doivent être placées par Softball Canada, elles doivent :
- être diffusées en même temps que la version française de la publicité apparaissant dans un média imprimé ou électronique local ou provincial de langue minoritaire; ou
- apparaître simultanément en anglais et en français dans les médias anglophones, si des services de médias francophones ne sont pas disponibles.
PUBLICATIONS WEB
Tout le matériel publié sur le site Web de Softball Canada (y compris les menus, les barres latérales et les listes déroulantes) sera affiché simultanément dans les deux langues officielles.
Les publications Web peuvent inclure :
- des informations générales sur Softball Canada et ses programmes;
- le calendrier et les résultats des compétitions;
- les communiqués de presse (nouveaux et archivés);
- les formulaires d'inscription aux événements;
- les ressources disponibles;
- d'autres éléments comme nécessaires.
Tout le matériel produit et publié sur les plateformes de médias sociaux de Softball Canada sera affiché simultanément dans les deux langues officielles.
Demandes d’information
Les demandes d'information adressées à Softball Canada, quel que soit le format dans lequel elles sont reçues, recevront une réponse dans la langue de la demande.
Personne-ressource en matière de langues de service
Le responsable du marketing et des communications de Softball Canada soutiendra l'application de cette politique et de ce plan et aidera à assurer que les deux langues officielles sont correctement intégrées dans les programmes, les ressources, les événements et les communications de Softball Canada.
