POLITIQUE SUR LES CONFLITS D'INTÉRÊTS
DÉFINITIONS
1. Les termes suivants sont définis comme suit dans la présente politique :
a) « Conflit d’intérêts » – Situation dans laquelle un individu, ou l’organisation qu’il représente, possède un intérêt direct ou indirect, qu’il soit réel, potentiel ou perçu, qui va à l’encontre des intérêts de Softball Canada, ce qui entraîne une incompatibilité réelle ou perçue entre les intérêts personnels de l’individu et ses responsabilités fiduciaires auprès de Softball Canada.
b) « Membre » – Toutes les catégories de membres tels que définis dans les statuts de Softball Canada, de même que tous les individus engagés dans des activités en lien avec ou employés par Softball Canada, incluant, mais ne se limitant pas aux athlètes, entraîneurs, officiels, bénévoles, directeurs, officiers, gérants d’équipe, capitaines d’équipe, personnel médical et paramédical, administrateurs et employés (incluant le personnel sous contrat).
c) « Intérêt non pécuniaire » – Intérêt qu’un individu peut avoir dans une affaire, notamment les relations familiales, les amitiés, les postes bénévoles ou autres intérêts qui n’impliquent pas de risque de gains ou de pertes financiers.
d) « Intérêt pécuniaire » – Intérêt qu’un individu peut avoir dans une affaire en raison de la probabilité raisonnable ou de l’attente d’un gain ou d’une perte financiers pour l’individu en question ou pour toute autre personne à laquelle l’individu est associé.
e) « Conflit d’intérêts perçu » – Perception, par une personne bien renseignée, d’un conflit d’intérêts réel ou potentiel.
f) « Personne » – Tout membre, membre de la famille, ami, client, commanditaire, collègue, personne morale ou organisation.
OBJECTIF ET CHAMP D'APPLICATION
2. La présente politique a pour but de décrire la manière dont les membres doivent se comporter en cas de conflit d’intérêts réel ou perçu, et de clarifier la façon dont Softball Canada prend des décisions dans les situations où un conflit d’intérêts pourrait exister.
3. Cette politique s’applique à toutes les catégories de membres telles que décrites dans les définitions.
OBLIGATIONS
4. Les membres doivent respecter les exigences de la présente politique. Les membres ne doivent pas :
a) Participer à des activités ou des transactions ou avoir des intérêts financiers ou personnels qui vont à l’encontre de leurs obligations officielles auprès de Softball Canada.
b) Se mettre sciemment dans une situation où ils seraient redevables à une personne qui pourrait bénéficier d’une attention particulière ou pourrait chercher, de quelque façon que ce soit, à obtenir un traitement de faveur.
c) Dans l’exercice de leurs fonctions officielles, accorder un traitement de faveur à une personne dans une affaire pour laquelle les membres ont un intérêt, qu’il soit financier ou autre.
d) Tirer un avantage personnel de renseignements obtenus dans l’exercice de leurs fonctions officielles auprès de Softball Canada, lorsque ces renseignements sont confidentiels ou ne sont pas accessibles au public.
e) Prendre part à un travail, une activité, une affaire ou une démarche professionnelle qui entrerait en conflit avec leurs obligations officielles en tant que représentants de Softball Canada ou qui présenterait un avantage réel ou perçu pour eux compte tenu de leur collaboration avec Softball Canada.
f) Utiliser la propriété, l’équipement, les fournitures et les services de Softball Canada pour des activités qui ne sont pas liées à l’exercice de leurs fonctions officielles auprès de Softball Canada sans l’autorisation de l’association.
g) Se mettre dans une situation où ils pourraient, du fait qu’ils sont membres de Softball Canada, influer sur des décisions ou des contrats qui présenteraient pour eux un avantage ou un intérêt direct ou indirect.
h) Accepter des cadeaux ou des faveurs qui pourraient être interprétés comme une marque d’anticipation ou de reconnaissance en échange d’une attention particulière accordée en tant que membres de Softball Canada.
DIVULGATION D'UN CONFLIT D'INTÉRÊTS
5. Lorsqu’un membre de Softball Canada prend connaissance d’un conflit d’intérêts réel ou perçu, il doit le signaler immédiatement au directeur général (ou au président si le directeur général est impliqué dans le conflit).
DÉCLARATION ÉCRITE D'UN CONFLIT D'INTÉRÊTS
6. Tout membre qui croit qu’un autre membre est dans une situation de conflit d’intérêts doit signaler le conflit au directeur général (ou au président si le directeur général est impliqué dans le conflit). Il doit rédiger une déclaration écrite. Les plaintes anonymes peuvent être acceptées à la discrétion du directeur général (ou du président si le directeur général est impliqué dans le conflit).
TRAITEMENT DES PLAINTES RELATIVES À UN CONFLIT D'INTÉRÊTS RÉEL OU PERÇU
7. À la réception d’une plainte, le directeur général (ou le président si le directeur général est impliqué dans le conflit) doit consulter le conseil d’administration, qui déterminera si le conflit d’intérêts existe réellement. Le membre qui fait l’objet de la plainte doit être informé qu’il peut fournir des preuves et être entendu lors de la réunion du conseil d’administration.
8. Après audition de l’affaire, le conseil d’administration déterminera si un conflit d’intérêt réel ou perçu existe réellement, et si tel est le cas, les mesures appropriées seront imposées.
9. Lorsque le membre soupçonné d’être dans une situation de conflit d’intérêts reconnaît les faits, il peut renoncer à venir à la réunion, auquel cas le conseil d’administration déterminera les mesures appropriées à imposer.
10. Même si le membre accusé décide de ne pas se rendre à la réunion, celle-ci aura lieu.
11. Si un conflit d’intérêts réel ou perçu existe bel et bien, le conseil d’administration peut appliquer les mesures suivantes séparément ou les combiner :
a) Le retrait ou la suspension provisoire de certaines responsabilités ou du pouvoir décisionnel du membre.
b) La destitution ou la suspension provisoire du membre à une fonction précise.
c) L’annulation ou la suspension provisoire de la participation du membre à des équipes, événements ou activités de Softball Canada.
d) L’expulsion de Softball Canada.
e) D’autres mesures peuvent être considérées comme appropriées.
12. Le défaut de se conformer à une mesure déterminée par le conseil d’administration se traduira par une suspension automatique de l’adhésion à Softball Canada jusqu’à la mise en conformité.
13. Le conseil d’administration peut juger qu’un conflit d’intérêts réel ou perçu est d’une telle gravité que le membre doit être suspendu des activités précisées en attendant la réunion et la décision du conseil d’administration.
RÉSOLUTION DE CONFLITS PAR LA PRISE DE DÉCISIONS
14. Les décisions et les transactions impliquant un conflit d’intérêts réel ou perçu qui ont été signalées par un membre de Softball Canada sont prises en compte par le conseil d’administration de Softball Canada, qui prendra une décision sur la question, à condition que :
a) La nature et la portée de l’intérêt du membre ont été entièrement dévoilées à l’entité chargée d’étudier la situation et de prendre une décision, et qu’elles ont été enregistrées dans les procès-verbaux.
b) Le membre ne participe pas aux discussions relatives à l’affaire faisant l’objet du conflit d’intérêts.
c) Le membre ne vote pas concernant la décision ou transaction proposée.
d) Le membre n’est pas inclus dans la détermination du quorum pour la décision ou transaction proposée.
e) La décision ou transaction sert l’intérêt de Softball Canada.
DÉCIDEURS DE SOFTBALL CANADA
15. Les membres qui souhaitent obtenir un poste de décideur (administrateur, fonctionnaire ou membre d’un comité) au sein de Softball Canada doivent divulguer leurs intérêts professionnels et tout conflit d’intérêts potentiel avant d’être considérés comme admissibles à un poste de décideur par le conseil d’administration.
16. Si un membre de Softball Canada omet de déclarer un intérêt professionnel ou un conflit d’intérêts potentiel, la présente politique s’applique.
DÉCISION DÉFINITIVE ET EXÉCUTOIRE
17. Toute décision prise par le conseil d’administration conformément à la présente politique peut faire l’objet d’un appel selon la Politique d’appel de Softball Canada.
