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POLITIQUE D’APPELS

DÉFINITIONS

1. Dans cette politique, les termes suivants auront la signification suivante :

a) « Appelant » – La partie faisant appel de la décision.
b) « Jours » – Les jours incluant les fins de semaine et les congés.
c) « Par écrit » – Une lettre, une télécopie ou un courriel envoyé directement à Softball Canada.
d) « Membre » – Toutes les catégories de membres tels que définis dans les statuts de Softball Canada, de même que tous les individus engagés dans des activités en lien avec ou employés par Softball Canada, incluant, mais ne se limitant pas aux athlètes, entraîneurs, officiels, bénévoles, directeurs, officiers, gérants d’équipe, capitaines d’équipe, personnel médical et paramédical, administrateurs et employés (incluant le personnel sous contrat).
e) « Répondant » – L’organisme dont la décision est portée en appel.

OBJECTIF

2. L’objectif de cette politique est de donner la possibilité aux membres de faire appel de certaines décisions rendues par Softball Canada, sans recourir aux procédures juridiques externes.

CHAMP D'APPLICATION

3. Tout membre de Softball Canada, assujetti aux dispositions des articles 4 et 5, qui est affecté par une décision du conseil d’administration, de tout comité du conseil d’administration ou de tout organisme ou individu ayant reçu pour mandat de prendre des décisions au nom de Softball Canada, aura le droit d’en appeler de la décision, pourvu qu’il y ait suffisamment de motifs pour un appel tels qu’établis à l’article 8 de cette politique.

4. Cette politique s’appliquera aux décisions portant sur des conflits d’intérêts, l’admissibilité, la sélection, la discipline, l’adhésion ou tous autres sujets considérés appropriés par Softball Canada.

5. Cette politique ne s’appliquera pas aux décisions relatives aux :

a) règlements du jeu de softball;
b) compétitions qui se déroulent au Canada mais qui ne sont pas régies par Softball Canada, comme les Jeux Olympiques, les Jeux panaméricains, les Championnats du monde et les événements similaires régis par d’autres organisations internationales;
c) infractions reliées à l’usage de drogues, lesquelles sont traitées conformément aux règlements du Programme de contrôle antidopage canadien ou à toute autre politique subséquente;
d) la nature, à la composition et à la constitution de l’équipe nationale (incluant toutes les tournées, tous les événements, les camps d’entraînement, les parties et les activités des équipes, aux niveaux junior et senior) à ses critères de sélection (incluant les critères utilisés pour choisir les membres de l’équipe);
e) affaires qui sont décidées par et sont sous la juridiction de l’ensemble des membres de Softball Canada comme la promulgation de la Constitution, des Statuts et des Règlements fonctionnels particuliers et à leurs amendements;
f) budget et à l’application du budget;
g) la structure opérationnelle, aux comités, au recrutement de personnel, aux occasions d’emploi ou de bénévolat;
h) nominations des bénévoles et à la révocation de ces nominations;
i) l’embauche, à moins d’indications contraires;
j) affaires commerciales;
k) affaires de discipline et de décisions survenues au cours d’événements organisés par des entités autres que celles de Softball Canada, lesquelles sont traitées selon les politiques de ces autres entités; 
l) conflits survenant lors de compétitions, lesquels ont leur propre procédure d’appel;
m) décisions rendues en vertu de la présente politique.

MOMENT DE L'APPEL

6. Les membres qui souhaitent porter une décision en appel ont dix (10) jours à compter de la date à laquelle ils prennent connaissance de la décision, pour soumettre par écrit à Softball Canada les pièces suivantes :

a) avis écrit de leur intention d’en appeler;
b) coordonnées;
c) nom du Répondant et nom des autres parties concernées, s’ils sont connus;
d) date à laquelle l’Appelant a été informé de la décision portée en appel;
e) une copie de la décision portée en appel, ou une description de la décision si un document écrit n’est pas disponible;
f) motifs de l’appel;
g) raisons détaillées motivant la demande d’appel;
h) tous les éléments de preuve justifiant la demande d’appel;
i) la solution ou les solutions;
j) une caution de deux cent cinquante dollars (250 $), (chèque certifié ou mandat payable à Softball Canada), remboursable si l’appel est concluant.

7. Toute partie désirant soumettre un appel au-delà de la période de dix (10) jours doit en présenter la demande par écrit, en donnant les raisons pour être exemptée des exigences énumérées à l’article 6. La décision de permettre ou de ne pas permettre un appel en dehors de la période de dix (10) jours sera à la seule discrétion du Président ou de la Présidente (ou du mandataire désigné par Softball Canada) et sera sans appel.

MOTIFS D'APPEL

8. On ne peut pas en appeler d’une décision sur son seul mérite. Un appel peut être entendu seulement s’il y a suffisamment de motifs le justifiant. Les motifs suffisants justifient seulement la demande d’appel si le Répondant :

a) a pris une décision pour laquelle il n’avait pas l’autorité ou la juridiction comme indiqué dans les documents de régie;
b) n’a pas respecté les procédures indiquées dans les statuts ou les politiques approuvées de Softball Canada;
c) n’a pas rendu sa décision conformément aux critères et/ou aux principes établis et approuvés par l’organisme approprié concerné par la décision en question.

9. L’Appelant portera le fardeau de la preuve lors de l’appel et ainsi devra être en mesure de démontrer selon la prépondérance des probabilités que le Répondant a commis une erreur tel que décrit à l’article 8.

EXAMEN DE L'APPEL

10. À la réception de l’avis d’appel et des documents requis, le président révisera la demande d’appel et déterminera si l’appel est recevable sous le champ d’application de la présente politique, si la demande a été présentée en temps voulu, et s’il y a suffisamment d’éléments de preuve pour justifier l’appel sur la base d’un ou de plusieurs motifs déterminés à l’article 8. Les preuves suffisantes signifient que tous les motifs pris ensemble, s’ils sont inexpliqués ou non contradictoires, peuvent soutenir l’existence d’un ou de plusieurs motifs d’un appel tel qu’indiqué à l’article 8 de cette politique. Si le président le considère comme approprié dans les circonstances, il peut déléguer cette fonction à toute autre personne appropriée.

11. Si l’appel est rejeté, l’Appelant doit être avisé de cette décision par écrit, avec une explication des raisons qui la justifient. Cette décision est à la seule discrétion du président (ou du mandataire) et elle est sans appel.

COMITÉ D'APPEL

12. Si le président (ou le mandataire) est convaincu qu’il y a suffisamment de raisons d’en appeler, à sa seule discrétion, il devra constituer un comité d’appel (le « Comité ») selon ce qui suit :

a) Le comité d’appel comprenant un (1) ou trois (3) personnes, à la seule discrétion du président, pour entendre l’appel, qui n’a aucune relation significative avec les parties impliquées, ne doit pas être impliqué dans la décision étant en appel et est libre de tout autre biais de fait, de constat ou de conflit.
b) Dans le cas d’un comité d’appel composé de trois (3) personnes :

i. Les membres du Comité doivent élire un président.
ii. Le quorum sera constitué de trois membres.
iii. Les décisions seront prises au vote majoritaire, le président ayant droit de vote.

c) Dans le cas d’un Comité composé d’une (1) seule personne, le quorum sera constitué d’un seul membre et les décisions seront prises par le membre unique.

ADMINISTRATION DE L'APPEL

13. Les appels sont administrés par le bureau national de Softball Canada sous la gouverne du directeur général. L’administration de l’appel ou des appels peut être transmise par le directeur général de Softball Canada à une source externe ou à une agence et si c’est le cas, toutes les fonctions et tâches dévolues au directeur général sont reportées à la source externe ou à l’agence.

14. Lorsque deux ou plusieurs avis d’appel sont présentés et qu’il apparaît au directeur général de Softball Canada (ou à une autre personne nommée pour mener l’administration des appels, si tel est le cas) que :

a) ces avis portent sur des questions d’interprétation ou des éléments factuels communs;
b) les appels proviennent d’une circonstance, d’une décision ou d’un processus de prise de décision identiques;
c) pour toute autre raison, il y a suffisamment de composantes communes entre ou parmi les appels, les appels devraient être traités ensemble;

Le directeur général (ou une autre personne nommée par le directeur général pour mener l’administration des appels, si tel est le cas) peut déterminer et alors aviser les appelants que les appels seront entendus ensemble par le seul et même comité d’appel, comme un appel unique.

15. Si un appelant conteste la décision qu’un appel soit entendu avec un ou plusieurs autres appels, le seul recours de l’Appelant est de soulever le sujet en tant qu’objection préliminaire auprès du comité d’appel et celui-ci doit admettre ou rejeter l’objection et fournir les directives appropriées, de sorte que l’appel de l’Appelant puisse être entendu de la façon dont le comité d’appel admet l’objection.

16. Le directeur général (ou toute autre personne chargée par le directeur général de mener l’administration des appels, le cas échéant), en collaboration avec le comité d’appel, décidera de la forme que prendra l’appel. Cette décision ne peut faire l’objet d’un appel.

17. L’audience aura lieu quoi qu’il arrive, même si l’une des parties décide de ne pas y assister.

18. Dans le cadre de ses fonctions, le Comité peut obtenir des avis indépendants.

19. Si la question faisant l’objet de l’appel porte sur la sélection dans une équipe, toute personne potentiellement concernée par la décision du comité d’appel devient partie à l’appel en question. Il est question ici de toute personne dont la participation continue dans le sport pourrait, directement ou indirectement, être compromise par une décision prise par le comité d’appel.

20. Le comité d’appel peut exiger que d’autres personnes participent à l’appel.

21. Sauf accord contraire entre les parties, aucune communication n’est permise entre les membres du comité d’appel et les parties, si ce n’est en présence de toutes les parties ou si une copie leur est adressée.

CONFÉRENCE PRÉLIMINAIRE

22. Le Comité peut déterminer que les circonstances de la contestation justifient une conférence préliminaire si :

a) Les raisons qui peuvent être considérées pour une conférence préliminaire comprennent la date de l’audience, le calendrier d’échange de documents, l’organisation de l’appel, la clarification du litige, toute question de procédure, l’ordre et la procédure de l’audience, les solutions envisagées, l’identification des témoins et toute autre question qui peut aider à la promptitude des procédures d’appel.
b) Dans le cas d’un comité d’appel composé de trois (3) personnes, le Comité peut charger son président de l’autorité de traiter ces questions préliminaires.

APPEL DOCUMENTAIRE

23. Si le comité d’appel décide que l’appel aura lieu par soumission de documents, il dirigera l’appel selon les procédures qu’il juge appropriées, pourvu que :

a) Toutes les parties bénéficient d’une occasion raisonnable de soumettre des documents écrits au comité d’appel, d’examiner les documents soumis par les autres parties, et de répliquer par écrit et présenter des arguments.
b) Les principes et les échéances établis dans la présente politique soient respectés.

PROCÉDURE DE L'APPEL (AUDIENCE ORALE EN PERSONNE, PAR TÉLÉPHONE, PAR APPAREIL DE TÉLÉCOMMUNICATIONS OU PAR AUTRE MOYEN ÉLECTRONIQUE)

24. Le Comité mène l’appel par audience orale en personne, par téléphone, par appareil de télécommunications ou par autre moyen électronique selon les procédures qui lui semblent appropriées considérant que :

a) L’audience de l’appel doit être réalisée dans les vingt-et-un (21) jours suivant la nomination du Comité.
b) L’Appelant, le Répondant et les parties concernées doivent recevoir un avis écrit de la date, de l’heure et de l’endroit de l’audience 7 sept jours avant la tenue de l’audience.
c) Les copies de tous les documents que chacune des parties veut que le comité d’appel traite, seront fournies au comité d’appel et à toutes les autres parties, au moins cinq (5) jours avant l’audience.
d) Chacune des parties peut être accompagnée d’un représentant ou d’un conseiller, y compris un conseiller juridique.
e) Dans le cas d’un Comité composé de trois (3) personnes, et advenant qu’un membre du Comité est incapable ou ne veut pas continuer le déroulement de l’appel, la question doit être conclue par les deux membres du Comité qui restent.

25. Afin de garder les coûts à un niveau raisonnable, le Comité doit, dans le cours normal de son action, mener ses travaux par la voie de la preuve documentaire ou par la voie de la preuve documentaire, complétée par téléphone.

DÉCISION DE L'APPEL

26. Dans les dix (10) jours de la conclusion de l’appel, le Comité doit rendre sa décision écrite, avec les raisons la soutenant. En prenant la décision, le Comité n’a pas plus d’autorité que celle d’une prise de décision originale. Le Comité peut décider :

a) d’annuler ou de confirmer la décision faisant l’objet de l’appel;
b) de modifier la décision;
c) de transmettre la question à la personne qui a pris la décision initiale pour une nouvelle décision.

27. La décision sera considérée comme une affaire d’archives publiques. Une copie de cette décision doit être remise à chacune des parties et à Softball Canada. Lorsque le temps presse, le Comité peut diffuser une décision verbale ou une décision sommaire écrite, dont les motifs suivront, pourvu qu’une décision écrite accompagnée des raisons soit émise dans les délais appropriés.

ÉCHÉANCIER

28. Si les circonstances de la contestation sont telles que cette politique ne permet pas un appel au moment opportun, le Comité peut ordonner que l’échéancier soit abrégé. Si les circonstances de la contestation sont telles que l’appel ne peut pas être conclu à l’intérieur des limites de temps dictées dans cette politique, le Comité peut ordonner que ces limites de temps soient prolongées.

CONFIDENTIALITÉ

29. Le processus d’appel est confidentiel et une fois commencé et jusqu’à ce qu’une décision écrite soit publiée, aucune des parties ou le Comité ne dévoileront l’information confidentielle reliée à l’appel à toute personne non impliquée dans les événements.

ARBITRAGE

30. Tous les désaccords ou les contestations doivent d’abord être soumis à l’appel conformément au processus d’appel établi dans cette politique. Si une partie croit que le comité d’appel a fait une erreur comme celles décrites à l’article 8 de cette politique, la question doit être référée à l’arbitrage, tel arbitrage étant administré par le Programme de règlement des différends sportifs du Canada, amendé de temps en temps.

31. Pour toutes les affaires reliées à l’attribution ou à un retrait de brevet dans le cadre du Programme d’assistance aux athlètes, tous les appels doivent suivre les politiques et procédures du Programme d’assistance aux athlètes de Sport Canada (PAA), article 13.1

JURIDICTION

32. Cette politique doit être régie et interprétée en accord avec les lois de la Province de l’Ontario.

33. Aucune action ou procédure légale ne peut être entreprise contre Softball Canada à l’égard d’une querelle, à moins que Softball Canada ait refusé ou ait failli d’appliquer les stipulations de l’appel et/ou de l’arbitrage de querelle tel qu’établi dans cette politique.