POLITIQUE DE VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS

DÉFINITIONS

1. Dans la présente politique, les termes ci-dessous ont les significations suivantes :

a) « vérification du casier judiciaire (VCJ) » – recherche faite au moyen du Centre d’information de la police canadienne (CIPC) de la GRC pour la recherche de condamnations à une peine d’adulte;

b) « recherche des informations de la police locale » – autres données de condamnation et de non‑condamnation pertinentes provenant de bases de données policières locales et nationales;

c) « vérification accrue des renseignements de la police (E-PIC) » – vérification du casier judiciaire et recherche des informations de la police locale, offerte par SterlingBackcheck;

d) « vérification de l’habilitation à travailler auprès de personnes vulnérables » (VHPV) – une vérification détaillée qui comprend une recherche dans le Centre d’information de la police canadienne (CIPC) de la GRC, dans les informations de la police locale et dans la base de données des délinquants sexuels réhabilités;

e) « personne vulnérable » – toute personne âgée de moins de 18 ans ou une personne qui, en raison de son âge, de son handicap ou de toute autre circonstance est en position de dépendance vis-à-vis des autres ou court, de quelque manière que ce soit, un plus gros risque que la population en général d’être maltraitée par des gens en position de confiance ou d’autorité.

Préambule

2. Softball Canada comprend que la vérification des antécédents du personnel et des bénévoles est une étape essentielle, pour pouvoir offrir un environnement sportif sécuritaire, et que c’est maintenant une pratique courante des organisations sportives qui offrent des programmes et des services à la communauté.

Application de la présente politique

3. La présente politique s’applique à toutes les personnes qui ont un poste de confiance ou d’autorité à Softball Canada, pouvant être liées, à tout le moins, aux finances, à la supervision ou aux personnes vulnérables.

4. Ce ne sont pas toutes les personnes associées à Softball Canada qui devront obtenir une vérification du casier judiciaire ou soumettre des documents de vérification des antécédents, car ce ne sont pas tous les postes qui posent des risques de nuire à Softball Canada ou à ses participants. Softball Canada déterminera les personnes qui doivent se soumettre à la vérification des antécédents, à l’aide des lignes directrices ci-dessous (Softball Canada peut modifier ces lignes directrices à sa discrétion) :

Niveau 1 – faible risque – les personnes affectées à des tâches à faible risque et qui ne jouent pas un rôle de supervision, ne dirigent pas les autres, ne sont pas impliquées dans la gestion financière et n’ont pas accès à des personnes vulnérables. Par exemple :

a) les parents, les jeunes ou les bénévoles qui aident de manière non régulière et non officielle.
b) membres/représentants du comité (pas d'accès direct)

Niveau 2 – risque moyen – les personnes affectées à des tâches à moyen risque et qui peuvent jouer un rôle de supervision, diriger les autres, être impliquées dans la gestion financière et avoir un accès limité à des personnes vulnérables. Par exemple :

a) personnel de soutien des athlètes;

b) employés, gestionnaires ou superviseurs qui ne sont pas des entraîneurs;

c) Membres/représentants du comité (accès limité)

d) entraîneurs qui sont, en général, sous la supervision d’un autre entraîneur.

Niveau 3 – risque élevé – les personnes qui participent à des tâches à risque élevé et qui occupent des postes de confiance ou d’autorité, jouent un rôle de supervision, dirigent les autres, sont impliquées dans la gestion financière et ont accès à des personnes vulnérables. Par exemple:

a) les entraîneurs à plein temps/ gérant(e)s/personnel de soutien

b) les entraîneurs ou personnel de soutien qui voyagent avec des athlètes;

c) les entraîneurs ou personnel de soutien qui pourraient se retrouver seuls avec des athlètes.

d) Les arbitres-en-chef/députés arbitres-en-chef

e) Conseil d'administration/Superviseurs

Comité de la vérification des antécédents

5. Le comité de la vérification des antécédents de Softball Canada est responsable de mettre en œuvre la présente politique. Ce comité se compose d’un (1) à trois (3) membres nommés par Softball Canada. Softball Canada doit s’assurer que les membres nommés au comité de la vérification des antécédents détiennent les compétences, connaissances et aptitudes nécessaires pour évaluer adéquatement les documents et rendre des décisions en vertu de la présente politique.

6. Le comité de sélection accomplira ses tâches, conformément à la présente politique, indépendamment du conseil.

7. Le comité de la vérification des antécédents est chargé d’examiner tous les documents fournis et de prendre des décisions en fonction de cet examen, pour déterminer s’il est approprié que les personnes occupent les postes à Softball Canada. Dans l’exécution de ses tâches, le comité de la vérification des antécédents peut consulter des experts indépendants, notamment des avocats, policiers, experts-conseils en gestion des risques, spécialistes bénévoles de la vérification des antécédents ou toute autre personne.

8. En vertu de la politique de Softball Canada, lorsqu’une personne est tout d’abord embauchée par Softball Canada :

a) les personnes de niveau 1 doivent :

i. remplir un formulaire de demande (annexe A);

ii. remplir un formulaire de divulgation pour la vérification des antécédents (annexe B);

iii. Compléter la E-PIC offerte par Softball Canada

iv. participer à une séance de formation, d’orientation et de surveillance, tel que déterminé par Softball Canada.

b) les personnes de niveau 2 doivent :

i. remplir un formulaire de demande;

ii. remplir un formulaire de divulgation pour la vérification des antécédents;

iii. remplir et fournir une E-PIC offerte par Softball Canada;

iv. Remplir un vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables (seulement si une implication directe avec des personnes vulnérables)

v. soumettre une lettre de référence liée au poste visé;

vi. participer à une séance de formation, d’orientation et de surveillance, tel que déterminé par Softball Canada;

vii. fournir un dossier du conducteur, le cas échéant.

c) les personnes de niveau 3 doivent :

i. remplir un formulaire de demande;

ii. remplir un formulaire de divulgation pour la vérification des antécédents;

iii. remplir et fournir une E-PIC et une VHPV;

iv. soumettre une lettre de référence liée au poste visé;

v. participer à une séance de formation, d’orientation et de surveillance, tel que déterminé par Softball Canada;

vi. fournir un dossier du conducteur, le cas échéant.

d) Si une personne est subséquemment condamnée ou reconnue coupable d’une infraction, elle doit le signaler immédiatement à Softball Canada. De plus, cette personne doit informer Softball Canada de tout changement de sa situation qui modifierait les réponses initiales données dans son formulaire de divulgation pour la vérification des antécédents.

e) Si une personne fournit des renseignements falsifiés, faux ou trompeurs, la personne en question sera immédiatement démise de ses fonctions et pourrait être assujettie à d’autres mesures disciplinaires, conformément à la Politique sur la discipline et les plaintes de Softball Canada.

Jeunes

9. Softball Canada définit un jeune comme étant une personne âgée de moins de 18 ans. En ce qui concerne la vérification des antécédents de jeunes, Softball Canada :

a) n’obligera pas les jeunes à obtenir une VHPV ou une E-PIC;

b) au lieu d’obtenir une VHPV ou une E-PIC, les jeunes seront tenus de soumettre jusqu’à deux lettres de référence de plus.

10. En dépit de ce qui précède, Softball Canada peut demander à un jeune d’obtenir une VHPV ou une E-PIC, si l’association soupçonne que le jeune a été condamné à une peine d’adulte et, par conséquent, a un casier judiciaire. Dans ces circonstances, Softball Canada énoncera clairement qu’il ne demande pas le dossier d’adolescent du jeune. Softball Canada comprend qu’il ne peut demander de voir le dossier d’adolescent d’un jeune.

Renouvellement

11. À moins que le comité de vérification des antécédents détermine, au cas par cas, de modifier les exigences de soumission, les personnes qui sont tenues de présenter une E-PIC, un formulaire de divulgation pour la vérification des antécédents, une VHPV ou un formulaire de renouvellement de la vérification des antécédents, sont tenues de présenter les documents suivants :

a) une E-PIC tous les trois ans;

b) un formulaire de divulgation pour la vérification des antécédents tous les trois ans;

c) un formulaire de renouvellement de la vérification des antécédents (annexe C) chaque année;

d) une vérification de l’habilitation à travailler auprès de personnes vulnérables, une fois.

12. Le comité de la vérification des antécédents peut demander, à tout moment, qu’une personne fournisse n’importe quel des documents susmentionnés. Cette demande sera faite par écrit et les motifs seront fournis pour la demande.

Orientation, formation et surveillance

13. Le type et la quantité d’orientation, de formation et de surveillance seront en fonction du niveau de risque de la personne, à l’entière discrétion de Softball Canada.

14. L’orientation pourra comprendre, sans toutefois s’y limiter : des présentations d’introduction, des tournées d’installations, des démonstrations d’équipement, des réunions avec les parents et les athlètes, des réunions avec des collègues et des superviseurs, des manuels d’orientation, des séances d’orientation et une supervision accrue au début des tâches ou de la période initiale d’embauche.

15. La formation pourra inclure, sans toutefois s’y limiter, des cours de certification, un apprentissage en ligne, du mentorat, des ateliers, des webinaires, des démonstrations sur place et des rétroactions des pairs.

16. À la fin de l’orientation et de la formation, la personne devra confirmer par écrit qu’elle a bénéficié d’une orientation et d’une formation et qu’elle les a terminées.

17. La surveillance pourra inclure, sans toutefois s’y limiter, des rapports écrits ou verbaux, des observations, un suivi, de la surveillance électronique (p. ex. caméras de sécurité dans les installations) et des visites de sites.

Comment obtenir une E-PIC ou une VHPV

18. Softball Canada s’est joint au mouvement Entraînement responsable de l’Association canadienne des entraîneurs et a donc accès à E-PIC à un tarif réduit. Les individus recevront un lien pour obtenir une E-PIC via le président du comité de la vérification des antécédents de Softball Canada tel qu'indiqué dans l’application de cette politique.

19. En Ontario, Softball Canada comprend que la Loi sur la réforme des vérifications de dossiers de police de 2015 exige que la personne donne son consentement par écrit avant de demander une vérification du casier judiciaire (par exemple, une E-PIC). La Loi exige également la personne consente par écrit à la divulgation des résultats de l’organisation requérante.

20. En Colombie-Britannique, le processus de vérification du casier judiciaire est différent de celui des autres provinces et territoires et des sections de la présente politique relativement à la vérification du casier judiciaire pourraient ne pas s’appliquer. Dans de tels cas, le comité de la vérification des antécédents fournira aux personnes des directives conformes au site Web suivant : https://www.viasport.ca/free-criminal-records-checks.

21. Toute personne ne peut obtenir une VCJ qu’en se rendant à un bureau de la GRC ou un poste de police et en soumettant deux pièces d’identité émises par le gouvernement (dont une doit contenir une photo) et en remplissant les documents requis. Il se peut que des frais soient exigés.

22. Des empreintes digitales peuvent être requises s’il y a correspondance positive avec le sexe et la date de naissance de la personne.

23. Softball Canada comprend qu’il peut être nécessaire d’aider une personne à obtenir un VHPV. Softball Canada devra peut-être présenter une demande de VHPV (annexe D) ou remplir d’autres documents décrivant la nature de l’organisation et le rôle de la personne avec les personnes vulnérables.

Procédure

24. Les documents de la vérification des antécédents doivent être soumis à la gestionnaire de Sport sécuritaire:

Kristin Noonan – safesport@softball.ca

25. Les personnes qui refusent ou omettent de fournir les documents de la vérification des antécédents nécessaires seront inadmissibles pour faire du bénévolat ou faire une demande d’emploi. La personne sera informée que sa candidature ne sera pas traitée ou le poste ne lui sera pas accordé tant que les exigences de la vérification des antécédents ne seront pas remplies.

26. Softball Canada comprend qu’il peut y avoir des retards dans la réception des résultats d’une E-PIC ou d’une VHPV. À sa discrétion, Softball Canada peut permettre à la personne de participer dans le rôle, pendant ce délai. Softball Canada peut retirer cette autorisation à tout moment et pour n’importe quelle raison.

27. Softball Canada reconnaît que différents renseignements seront disponibles selon le type de document de la vérification des antécédents que la personne a soumis. Par exemple, une E-PIC peut inclure les détails d’une infraction particulière ou non et une VHPV peut être retournée avec des renseignements spécifiques ou simplement un avis indiquant « autorisé » ou « non autorisé ». Le comité de la vérification des antécédents utilisera son expertise et fera preuve de discrétion lors de la prise de décisions basées sur les documents de la vérification des antécédents qui ont été soumis.

28. Après examen des documents de la vérification des antécédents, le comité de la vérification des antécédents doit prendre une des décisions suivantes :

a) la personne a réussi la vérification des antécédents et peut occuper le poste visé;

b) la personne a réussi la vérification des antécédents et peut occuper le poste visé moyennant certaines conditions;

c) la personne n’a pas réussi la vérification des antécédents et ne peut pas occuper le poste visé;

d) il faut que la personne fournisse davantage de renseignements.

29. En rendant sa décision, le comité de la vérification des antécédents examinera le type d’infraction, la date de l’infraction et la pertinence de l’infraction pour le poste recherché.

30. Le comité de la vérification des antécédents doit décider qu’une personne n’a pas réussi la vérification des antécédents si la documentation de la vérification des antécédents filtrage révèle ce qui suit:

a) au cours des trois dernières années

i. toute infraction impliquant l’utilisation d’un véhicule à moteur, y compris mais sans s’y limiter la conduite avec facultés affaiblies;

ii. toute infraction pour le trafic ou la possession de stupéfiants ou de narcotiques;

iii. toute infraction contre la moralité publique;

b) au cours des dix dernières années

i. tout acte de violence criminel, y compris mais sans s’y limiter toutes les formes de voies de fait;

ii. toute infraction concernant un ou des mineurs;

c) à n’importe quel moment

i. toute condamnation d’une personne pour toute infraction au Code criminel

a. toute infraction impliquant de la violence physique ou psychologique;

b. tout crime violent, incluant sans toutefois s’y limiter toutes les formes de voies de fait;

c. toute infraction impliquant le trafic de drogues illégales;

d. toute infraction impliquant la possession, la distribution ou la vente de tout document pornographique lié aux enfants;

e. toute infraction à caractère sexuel;

f. toute infraction impliquant du vol ou de la fraude.

Conditions et surveillance

31. À l’exclusion des incidents susmentionnés qui, s’ils étaient révélés, entraîneraient l’échec la vérification des antécédents, le comité de la vérification des antécédents peut déterminer que des incidents, révélés dans des documents de la vérification des antécédents ayant trait à la personne peuvent néanmoins permettre à la personne de réussir le processus de la vérification des antécédents et d’occuper le poste souhaité, moyennant l’imposition de conditions. Le comité de la vérification des antécédents peut appliquer ou supprimer des conditions à son entière discrétion et il détermine les moyens de surveillance du respect de ces conditions.

Dossiers

32. Tous les dossiers seront conservés de manière confidentielle et ils ne seront divulgués à personne, sauf si la Loi l’exige, ou s’ils doivent être utilisés dans le cadre de procédures juridiques, quasi-juridiques ou disciplinaires.

33. Les dossiers conservés par Softball Canada dans le cadre du processus de la vérification des antécédents comprennent, sans toutefois s’y limiter :

a) une vérification de l’habilitation à travailler auprès de personnes vulnérables;

b) une E-PIC (pour une période de trois ans);

c) un formulaire de divulgation pour la vérification des antécédents (pour une période de trois ans);

d) un formulaire de renouvellement pour la vérification des antécédents (pour une période d’un an);

e) les dossiers relatifs à toute condition liée à l’enregistrement de la personne, imposée par le comité de la vérification des antécédents;

f) l’historique de toutes les mesures disciplinaires appliquées à la personne par Softball Canada ou toute autre organisation sportive